5 conseils pour réussir le déploiement d’un logiciel dans la supply chain
Pour faire face aux nouveaux enjeux de performance, de rapidité et de durabilité, la supply chain française se digitalise à toute vitesse. Les éditeurs de logiciel se multiplient proposant une multitude de solutions toutes numéro 1. Les Hardwares, Softwares et applications SaaS inondent le marché et le chercheur de solution n’a jamais eu autant d’opportunités… de se tromper.
Comment choisir le bon logiciel ? Figurez vous que la réponse, c’est vous qui l’avez. Encore faut-il se poser les bonnes questions.
Voici les conseils des pro de la supply pour définir des critères de sélection pertinents, sélectionner le logiciel qui convient à votre organisation et faire de son déploiement un succès à coup sûr.
1. Définissez et dimensionnez votre besoin
Pour orienter vos recherches, assurez vous d’avoir une vision complète du périmètre, des besoins métiers et des utilisateurs finaux du logiciel. Pour se faire, vous devez vous poser 4 questions.
Quels sont les points de douleur à soulager ? Des achats trop fréquents. Des coûts de transport trop élevés. Une productivité trop faible. Une empreinte carbone non maitrisée. Autant d’exemples de points de douleur que les activités transport et logistique peuvent rencontrer.
Qui sont les utilisateurs finaux ? Les magasins, les entrepôts, les équipes transport, les préparateurs de commande,… Il y aura autant d’usages que de métiers et de typologie de site. Il est donc primordial de faire une cartographie complète des besoins de chacun pour éviter tout risque de perte d’information.
Est-ce le bon moment ? Pour éviter un coup d’épée dans l’eau et s’assurer que le logiciel soit exploité au maximum de ses capacités, identifiez le taux d’acceptation d’un nouvel outil par les équipes. Impliquez les utilisateurs finaux en recensant leurs attentes et leurs contraintes opérationnelles et sensibiliser les aux bénéfices liés à l’utilisation d’un nouvel outil pour lever les freins.
Comment porter le projet ? Le déploiement d’un logiciel est un projet transverse. Il implique la Direction de la Supply Chain, mais aussi la Direction des Services Informatiques, la Direction des Achats ou encore la Direction RSE pour ne citer qu’elles. Identifiez les porteurs de projet en interne et clarifiez les rôles et implication de chacun pour éviter toute inertie.
Nous avons déployé un logiciel de prise de rendez-vous pour simplifier la planification des livraisons et des enlèvements à nos quais de chargement.
Le projet a été porté par les Achats bien que les utilisateurs finaux soient le service transport en charge d’animer le planning, le service expédition en tant que consultant du planning pour préparer les commandes et nos transporteurs qui prennent désormais rendez-vous via la plateforme en question.
Une des clés du succès a été la communication autour du projet en interne. D’abord sensibiliser les équipes aux enjeux liés au projet. Dans ce cadre, améliorer la satisfaction client en augmentant les cadences de livraison et en protégeant la marchandise. Puis traduire le déploiement en gains opérationnels concrets pour les équipes : moins de dossiers douaniers à préparer en dernière minute, une activité lissée tout au long de la journée, … Enfin, donner de la visibilité sur les étapes clés du déploiement pour permettre aux opérationnels de se projeter. In fine, les équipes n’ont pas subi la mise en place du nouvel outil mais ont été parties prenantes du projet ce qui a largement contribué au succès du déploiement.
Guillaume Sempere, responsable du pôle transport chez VALRHONA
2. Valorisez la prestation globale du prestataire
Que ce soit via un appel d’offre ou une recherche de prestataire plus spontanée, les critères de sélection ne doivent pas s’arrêter au seul critère du prix d’achat ou de l’abonnement. A valeur ajoutée égale, le prix du logiciel pourra faire pencher la balance. Mais il est rare que deux logiciels proposent exactement la même valeur ajoutée lorsque l’on prend en compte des critères qualitatifs comme :
- la qualité de l’accompagnement humain lié au cadrage du projet ;
- le service après-vente ;
- l’évolutivité du produit et sa capacité à proposer de nouvelles fonctionnalités ;
- sa capacité à s’intégrer aux outils et systèmes d’information déjà en place dans l’organisation.
Le modèle d’exploitation est également à prendre en compte dans le choix du logiciel. Si vous choisissez un logiciel On-Premise, votre entreprise achètera le logiciel et en sera propriétaire. Si vous optez pour un logiciel de type SaaS, hébergé à distance par l’éditeur, vous serez facturé sous forme d’abonnement en fonction de l’usage. Le SaaS est une solution de plus en plus plébiscitée par les chercheurs de solution car permet une meilleure résilience financière en lissant les dépenses et en se laissant la possibilité de résilier à tout moment.
Les critères qualitatifs sont toujours valorisables financièrement.
Pour donner un exemple qui s’inscrirait dans un projet de déploiement de logiciel dans la supply chain, un outil qui s’interface aux outils digitaux déjà implémentés dans l’entreprise va faire gagner du temps aux équipes, libérer des ressources qui pourront être allouées à d’autres activités plus rémunératrices pour l’entreprise.
Le critère qualitatif de connectivité est financièrement valorisé à travers son impact positif sur la marge nette ou sur le CA de l’entreprise.
Jean-Baptiste Fleck, directeur des opérations et auditeur en supply chain et excellence opérationnelle chez Aravis Performance.
3. Planifiez le déploiement
Ne minimisez pas l’impact du déploiement d’un nouveau logiciel sur les parties impliquées notamment en termes d’énergie à investir. Ayez une vision à court et moyen termes du déploiement pour lotir les efforts à engager et solliciter les bonnes personnes au bon moment : le paramétrage, les tests, la formation, l’intégration des partenaires, etc
Pensez à mettre en place une phase de pilote qui permet de tester la solution sur un plus petit périmètre et de procéder aux ajustements de paramétrage avant le déploiement général. Cette étape laisse également le temps aux utilisateurs clés de monter en compétence pour être complètement opérationnels au déploiement général.
Nous contractualisons une phase de pilote de deux mois avec nos nouveaux clients. Généralement sur un périmètre restreint en Plug & Play. Un choix assez atypique pour une solution sans engagement mais qui a trois avantages.
Le premier est que le pilote vient avec un plan d’accompagnement personnalisé et un interlocuteur dédié. Une approche qui augmente les chances de succès du déploiement car des utilisateurs bien formés sont plus à même de constater les gains apportés par le nouveau logiciel. Ensuite, une phase de pilote inscrite dans le temps aide nos clients à se lancer dans le projet. Cela lève le risque d’inertie des débuts de déploiement et donne un tempo et une deadline en interne. Enfin, commencer sur un périmètre restreint mais avec des partenaires de confiance permet de générer rapidement de la donnée fiable, des retours utilisateurs et d’être en mesure de décider, au bout de deux mois, si le logiciel convient ou non. Comme le logiciel n’a pas été connecté à d’autres outils en interne, s’il ne fait pas l’affaire, les efforts alloués au projet auront été minimes côté utilisateur.
Quentin Gaillard, Head of support & CSM chez Shiptify
4. Paramétrez le logiciel pour qu’il reflète votre organisation
Aucun logiciel métier ne peut être livré clé en main ou prêt à l’emploi. Il nécessite d’être paramétré en fonction de l’écosystème de l’entreprise en y renseignant par exemple la liste de ses clients, de ses sites internes, de ses partenaires, les métriques pertinentes au métier et à l’utilisateur.
Pour qu’il soit adopté par vos équipes, le logiciel doit refléter votre organisation interne. C’est le logiciel qui s’adapte à l’entreprise, non le contraire. Parce qu’ils ne couvrent pas tous les besoins fonctionnels des utilisateurs, certains logiciels sont « tordus » dans leur utilisation, ce qui peut engendrer l’apparition de black boxes, des contournements techniques qui empêchent l’évolutivité du produit par peur de tout casser.
Démo
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5. Formez vos équipes
Ne sous-estimez pas la peur du changement. Le logiciel aura beau être le plus performant et le plus pertinent pour votre entreprise, si vous ne l’utilisez pas correctement, il n’atteindra jamais son plein potentiel et son ROI sera insuffisant.
Pour augmenter le taux d’acceptation du nouvel outil, prenez la juste mesure de l’effort qu’implique la prise en main du nouveau logiciel et mettez en place un plan de formation pertinent pour faciliter la montée en compétence des utilisateurs.
Vous pouvez contractualiser avec l’éditeur du logiciel un plan de formation adapté à la structure de l’entreprise : des formations groupées par site, par métier,… Identifiez et formez en priorité les fameux key users qui joueront un rôle de référent auprès des collaborateurs. Pensez également à vérifier si l’éditeur de logiciel propose des ressources de formation complémentaires comme des tutoriels ou un service support via un chat ou un canal de communication dédié.
Conclusion
Vous avez enfin les cartes en main pour choisir en toute sérénité le logiciel qui répondra à vos enjeux internes, pour maximiser son utilisation et pour optimiser son ROI.
- Définissez et dimensionnez votre besoin
- Valorisez la prestation globale du prestataire
- Planifiez le déploiement
- Paramétrez le logiciel pour qu’il reflète votre organisation
- Formez vos équipes
Un déploiement qui sera un succès côté métier car le logiciel que vous aurez choisi couvrira les besoins fonctionnels de tous les utilisateurs tout en apportant un meilleur confort dans leur quotidien opérationnel. Mais également un succès pour l’entreprise car le logiciel que vous aurez choisi permettra de suivre, d’améliorer et des valoriser financièrement des KPI’s opérationnels.
A vous de jouer !
