Gestion collaborative : 100 % des soldes corrects en saisissant 2 fois moins.
Que vous soyez chargeurs ou transporteurs, vous n’échappez pas à la gestion des emballages consignés. Chronophage et peu digitalisée, elle met à rude épreuve les nerfs des gestionnaires emballages, qui portent souvent d’autres casquettes.
Quand les chargeurs s’inquiètent de récupérer la bonne quantité et qualité d’emballages à temps pour ne pas impacter leur activité, les transporteurs supportent la responsabilité de la dette et se creusent les méninges pour caler la restitution des emballages dans leur tournée. Essayant de protéger au maximum leur marge.
Point commun : pour connaître leurs dettes et créances, les chargeurs comme les transporteurs utilisent un outil de suivi (plus ou moins robuste, plus ou moins ergonomique, plus ou moins adapté à leurs quotidien mais il s’agit là d’un autre sujet). Ce qui signifie deux saisies pour la même information. Deux fois plus de ressources pour une tâche qui pourrait être réalisée une seule fois.
Vous nous voyez venir ?
Alors vous vous dites, bien sûr que le mouvement pourrait être saisi une seule fois et vaudrait pour les deux partenaires. Mais comment s’assurer que le partenaire joue le jeu ? Comment s’assurer de sa rigueur pour avoir une gestion à jour, qui colle au rythme de votre activité ? Comment s’assurer de ne pas souffrir d’une erreur humaine ?
Tout simplement en activant la gestion collaborative de MagicPallet. Une gestion commune et harmonisée avec vos partenaires tout en gardant le contrôle. Comment ça fonctionne ? Explications.
1. Concrètement, qu’est-ce que la gestion collaborative ?
La gestion collaborative vous permet de construire une vision commune et harmonisée de vos dettes et crédits avec vos partenaires.
En choisissant parmi trois modes de collaboration, il n’y a plus qu’un seul partenaire qui saisit pour les deux, en prenant soin de télécharger la CMR correspondante. Le second n’a plus qu’à valider pour que sa gestion soit impactée.
Simple, rapide et efficace.
2. Quel mode de collaboration choisir ?
Vous pouvez choisir entre 3 modes de collaboration pour un fonctionnement adapté à votre organisation en interne :
• La saisie par ma société : vous gardez la main sur la saisie des mouvements, votre partenaire valide.
• La saisie par mon partenaire : vous déléguez totalement la saisie des mouvements à votre partenaire. Vous n’avez plus qu’à valider les mouvements au fur et à mesure de leur saisie.
• La saisie partagée : les deux partenaires peuvent saisir des mouvements. Le système de validation reste le même.
Vous utilisez un ERP, TMS ou WMS ? MagicPallet a développé une API pour interfacer vos systèmes d’information à MagicPallet en toute sécurité. Vos données sont centralisées et consolidées dans l’outil de gestion MagicPallet sans saisie supplémentaire de votre part.
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3. Comment s’assurer que votre partenaire saisisse dans les temps ?
Vous pouvez retranscrire sur l’application MagicPallet l’organisation actée avec votre partenaire concernant le délai de saisie et de contestation des mouvements.
Par défaut, le partenaire qui a délégué la saisie a 15 jours pour valider le mouvement enregistré en collaboratif. Vous pouvez ajuster ce délai à 2 jours minimum et l’étendre à plus de 30 jours. Passé le délai indiqué, le mouvement sera automatiquement validé et les soldes des deux partenaires impliqués dans le mouvement mis à jour dans la foulée.
Des délais personnalisables en fonction de vos partenaires pour toujours plus de flexibilité.
4. Que se passe-t-il en cas de désaccord sur un mouvement saisi ?
L’erreur est humaine. Il est possible que le partenaire qui saisisse commette une erreur de frappe ou de retranscription de l’information. D’autant plus lorsque l’on connait la lisibilité légendaire des CMR.
C’est pour cela que le partenaire qui valide peut contester le mouvement saisi directement depuis la plateforme. Il est invité à joindre la CMR et à même la possibilité d’ajouter des photos en pièces jointes de la contestation. La contestation apparaît sur l’interface du partenaire concerné qui a la possibilité d’accepter la contestation. La saisie est annulée et n’impactera pas leur gestion respective. Si la demande de contestation est refusée, le mouvement est bloqué dans l’attente d’une solution à l’amiable.
La démarche veut que les désaccords soient étudiés par les deux parties, au fur et à mesure des saisies, pour des états des soldes sans surprise.
5. Comment activer le mode collaboratif avec un partenaire ?
La démarche est simple et sécurisée. Chaque utilisateur de MagicPallet possède un code unique associé au compte de son entreprise : c’est le code partenaire.
Il suffit de saisir le code partenaire de l’utilisateur avec qui vous souhaitez activer le mode collaboratif à l’endroit indiqué et le tour est joué. Votre partenaire recevra une notification vous indiquant le début de la collaboration et le mode de collaboration choisi. Par défaut, le mode de collaboration est celui de la saisie partagée. Vous pouvez le modifier à tout moment.
